Cabiner Harvest: Schalen met partners m.b.v. een nieuw inkoopsysteem

Cabiner Harvest is een nieuw verblijfsconcept van Cabiner: cabins op het erf van partners die regeneratief of natuurinclusief werken. Gasten overnachten dicht bij de bron van hun eten, de partner krijgt er een aanvullend verdienmodel bij. Het model draaide al, maar de administratieve last van bestellen, betalen en communiceren lag vrijwel volledig bij één operationeel medewerker van Cabiner. Als operationeel strateeg bouwde ik het systeem opnieuw op: van losse handmatige afspraken naar een categorie-gebaseerd inkoopsysteem met heldere verantwoordelijkheden.

Meer van Cabiner:Trail Meals: Van dalende omzet tot schaalbaar systeem voor maaltijden

Before

After

VoorEén operationeel medewerker deed vrijwel al het bestel- en betaalcontact met de partner handmatig

NaCategorie-systeem: elk product krijgt een vaste plek, eigenaar en betaalwijze

VoorBestellingen liepen niet via een vast systeem: geen automatisering, geen overzicht

NaPartner regelt inkopen zelfstandig binnen duidelijke kaders, zonder ad-hoc tussenkomst van de Cabiner-ops medewerker

VoorDe partner wist niet goed wat de afspraken waren en leunde daardoor sterk op die medewerker

NaPleo-kaart geïntegreerd: partner handelt eigen betalingen zelf af

VoorDe werkdruk liep op: dezelfde medewerker draaide ook mee in de rest van de Cabiner-operatie

NaVerantwoordelijkheden belegd: vast kwartaalaudit-proces in plaats van losse ad-hoc vragen

Voor

Eén medewerker die alle bestel- en betaalcontact met de partner handmatig afhandelde, naast de rest van zijn werk.

Een categorie-systeem met heldere kaders waarbinnen de partner zelfstandig bestelt en via een eigen Pleo-kaart betaalt, zonder tussenkomst van Cabiner: met één vast controlemoment per kwartaal.

–
Analyse van de bestaande situatie: contracten, verbruikslijsten en communicatiestromen in kaart gebracht
- In kaart gebracht welke bestellingen zich lenen voor automatisering en welke niet
- Knelpunten in het bestaande proces blootgelegd
–
Ontwerp van het categorie-systeem: drie productcategorieën, elk met een eigen proces, eigenaar en betaalwijze
- Generiek: partner koopt zelf lokaal in, binnen vooraf afgesproken kwaliteits- en prijskaders
- Merkgebonden: partner bestelt maandelijks via een vaste kring leveranciers
- Duurzaam: Cabiner bestelt zelf, tijdens het kwartaalaudit
–
Verkenning van opschaalbaarheid: is fulfilment via groothandel of een externe logistieke partij haalbaar?
- Leveringsfrequentie, benodigde voorraadhoeveelheid en bundeling in pakketten tegen elkaar afgewogen
- Voorbereid voor het moment dat er meer partners aansluiten

Oplossingen

Wat er is opgeleverd

Drie categorieën, elk met een eigen proces: generiek (partner koopt lokaal in, vooraf afgesproken kwaliteit en prijs), merkgebonden (partner bestelt maandelijks via een vaste kring leveranciers) en duurzaam (Cabiner bestelt zelf, tijdens het kwartaalaudit).

Dit onderscheid bepaalt wie beslist, wie betaalt en hoe vaak er wordt besteld: geen los overleg meer per bestelling.

Per categorie is vastgelegd wie bestelt, wanneer, en hoe er wordt betaald.

Dankzij die duidelijkheid regelt de partner zijn inkopen nu zelfstandig, zonder ad-hoc tussenkomst van de Cabiner-ops medewerker. Betalingen lopen via een eigen Pleo-kaart: de partner handelt zijn eigen financiële afhandeling af.

Conclusie

Het categorie-systeem is de kern: het bepaalt in één keer wie beslist, wie betaalt en hoe vaak er wordt besteld. Het project is afgerond en wordt nu geïmplementeerd bij de pilotpartner, van waaruit het model verder uitrolt naar nieuwe locaties.

Ook meer ruimte in jouw bedrijf?

Plan een call

Andere projecten

Deepdive

40 reisleiders autonoom, onafhankelijk, zelfverzekerd, overal ter wereld.

Resultaat

Werklast voor support op afstand aan reisleiders met 90% afgenomen. ±15 uur bespaard per reis.

Sprint

Instant onboarding, zonder handwerk. Nieuwe Utrechtse fietskoeriers meteen de weg op.

Resultaat

Van 15+ contactmomenten naar 2: onboarding in één week afgetikt.

Sprint

Gefocuste GTM-strategie voor AI-SaaS app: Van schieten met hagel, naar duidelijkheid

Resultaat

Scherpe positionering voor TalkToCRM: wie de klant is, wie koopt, hoe de markt op.

in samenwerking met

Sprint

Terug naar projecten